Gestão de documentos na educação: o fluxo eficiente e suas estratégias

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Na área educacional, o número de documentos processados diariamente é alto. Apesar de fundamental na rotina, localizar esses materiais pode ser uma tarefa demorada. É nessa situação que entra o investimento em automação de gestão de documentos!

Uma gestão de documentos precisa ser eficiente para um funcionamento adequado das operações na Instituição de Ensino (IE). Nesse cenário, o fluxo de documentos possibilita a circulação de dados de forma controlada na organização.

Entenda o conceito de fluxo de documentos, a relevância dessa solução e estratégias para otimizá-la.

Continue a leitura!

Como funciona o fluxo de documentos?

O fluxo de documentos é o processo em que os registros são gerados, revisados, aprovados, distribuídos e armazenados em uma organização. O processo passa por todas as fases do documento, desde a criação até o arquivamento ou destruição.

O documento pode ser criado por diferentes colaboradores em uma instituição, com diversos objetivos. Em seguida, a pessoa designada realiza a análise e validação.

Após a aprovação, o documento é distribuído para os interessados, por meio de e-mail, servidor interno, intranet ou impressão e distribuição. Com o seu uso concluído, ele pode ser armazenado ou descartado, conforme as regras da empresa.

Por que contar com o fluxo de documentos?

A produtividade no dia a dia é uma questão muito importante nas Instituições de Ensino, porém a procura por documentos acaba tomando muito tempo.

Para ter uma ideia, a McKinsey realizou uma pesquisa em que apontou que colaboradores passam em média 9,3 horas por semana procurando dados.

Em uma IE, um sistema eficiente de gestão é um investimento crucial para esse processo, oferecendo diversas vantagens:

• Redução de erros: antes da distribuição, os documentos são analisados e aprovados por pessoas eficientes, diminuindo erros.
• Acessibilidade: com um armazenamento padronizado, os documentos são encontrados facilmente, deixando a rotina mais produtiva.
• Procedimentos padronizados: a padronização dos procedimentos certifica que os documentos sigam orientações de organização, facilitando a colaboração entre os colaboradores.
• Segurança: o processo fornece segurança que protege dados confidenciais e controla o acesso a esses documentos.

Como gerenciar os documentos eficientemente?

Na rotina educacional, a dependência por documentos é grande e, por isso, um sistema de gestão é fundamental. Como a quantidade de documentos pode ser enorme, a organização manual pode levar mais tempo. O aprimoramento dessa gestão é uma prioridade, por isso é importante seguir algumas dicas:

• Determine padrões: estabeleça modelos para os documentos e deixe-os acessíveis para todos os envolvidos. Esclareça aos funcionários sobre as decisões que precisam ser seguidas.
• Nomeação de arquivos: aponte regras para nomes de arquivos para uma busca e organização acessíveis.
• Determine o destino para os documentos: em um ambiente de compartilhamento de arquivos, adicione os documentos em subpastas dentro de uma pasta principal. Assim, a localização fica ágil.
• Políticas de uso: ao determinar uma política de uso, segurança e organização, é possível garantir mais controle e eficiência no uso de documentos.
• Sistema de gestão de documentos: o investimento em um sistema de gestão agiliza a organização dos documentos e possibilita a fácil localização. Os arquivos são reunidos em uma plataforma, deixando a rotina eficiente.

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