7 vantagens de um sistema de gestão educacional para o processo de matrículas

A otimização dos processos é um dos grandes desafios do gestor escolar e, com o auxílio da tecnologia, é possível ter uma visão completa da instituição de ensino e tomar decisões mais estratégicas. Para isso, utilizar um bom sistema de gestão educacional facilita desde o processo de matrículas até o dia a dia em sala de aula.

O período de matrículas costuma ser bastante movimentado nas instituições de ensino e o gestor pode ficar sobrecarregado com as tarefas administrativas, acadêmicas e burocráticas. Para evitar esses problemas, é fundamental contar com um sistema de gestão educacional que centralize todas as informações em um só lugar e integre todos os departamentos da instituição de ensino.

Com um sistema totalmente online, o gestor tem acesso a todas as informações da instituição a qualquer hora e de qualquer lugar.

Além disso, a ferramenta dá todo o suporte necessário para a captação e retenção de alunos, realização de processos seletivos, gestão financeira, redução da inadimplência, controle do projeto pedagógico e muito mais.

Para ajudar o gestor a escolher o melhor sistema de gestão escolar, reunimos 7 vantagens de utilizar a tecnologia para o processo de matrículas da instituição de ensino:

1. Eliminação das filas e otimização do tempo

A formação de filas gera grandes transtornos na instituição, que podem ser evitados com a realização da matrícula pela internet. Além disso, os pais e alunos não gostam de ficar esperando para serem atendidos e um sistema eficiente de gestão melhora a experiência dos clientes e ajuda na fidelização.

O sistema online também elimina diversas etapas burocráticas, tornando o atendimento mais ágil e otimizando o fluxo de trabalho dos colaboradores. Portanto, a economia de tempo é uma das grandes vantagens não apenas para os gestores, mas também para os pais e alunos.

2. Facilita o pagamento

A automatização da matrícula facilita o pagamento das mensalidades, já que o boleto é enviado na mesma hora para o e-mail cadastrado. Por meio do sistema, a instituição também pode oferecer diversas formas de pagamento, como cartão de crédito, e evitar a inadimplência.

Com a integração do sistema às instituições bancárias, o gestor tem o controle total dos valores recebidos e as contas a pagar, melhorando a gestão financeira como um todo.

3. Armazenamento de documentos no sistema

A realização da matrícula exige a apresentação de diversos documentos, que acabam se acumulando na secretaria e podem levar a erros e falhas.

O sistema online de gestão educacional resolve esse problema, já que toda a papelada fica arquivada na nuvem e pode ser acessada sempre que necessário.

Dessa forma, também é possível acessar quais documentos foram entregues pelo aluno e controlar o prazo de entrega para o restante.

4. Redução de custos para a instituição

O armazenamento de documentos físicos, contratação de atendentes para realizar as matrículas e adaptar a estrutura para receber muitas pessoas exigem recursos que podem ser economizados com um sistema online.

Com isso, o processo é otimizado e basta acessar o sistema, preencher os dados necessários e seguir todas as etapas. Quando a matrícula é efetuada, o aluno recebe um e-mail de confirmação com o boleto e o contrato, enquanto a instituição também é avisada do novo cadastro e do prazo de pagamento.

5. Melhora da imagem da instituição

Atualmente, a tecnologia está presente na vida da maioria das pessoas e uma instituição que ainda não está adaptada ao mundo digital pode ser vista como ultrapassada.

Ao utilizar um sistema de gestão educacional, é possível aumentar a captação de alunos que buscam fugir da burocracia e facilitar seu dia a dia.

Além disso, contar com a tecnologia não apenas facilita os processos internos e melhora o ensino, mas também transmite maior confiança para os pais e alunos, fazendo com que a instituição se destaque da concorrência.

6. Integração a outros setores

Um sistema eficiente centraliza as informações de todos os setores e facilita a gestão acadêmica e corporativa de qualquer instituição de ensino.

Com isso, o gestor tem maior controle sobre a oferta de vagas, a oferta de disciplinas, trancamentos, cancelamentos, transferências e muito mais.

Isso ajuda a reduzir erros e permite a tomada de decisões estratégicas, como o oferecimento de bolsas e descontos, por exemplo.

7. Emissão de relatórios atualizados

Os relatórios atualizados em tempo real são uma das maiores vantagens do sistema de gestão educacional, pois o gestor tem acesso a tudo o que está acontecendo na instituição de ensino.

Assim, pode verificar os índices de desempenho, taxas de rematrícula e diversos indicadores que o ajudam a tomar decisões mais assertivas.

Os relatórios de matrículas são importantes para melhorar o ensino e podem ser usados como base para a contratação de professores, coordenadores e outros profissionais essenciais para o funcionamento da instituição.

Além disso, junto aos relatórios de outras áreas, é possível identificar quais pontos podem ser melhorados para atrair ainda mais alunos e fazer a instituição crescer.

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Com o sistema, você tem uma visão integrada das matrículas, rematrículas e inscrições em cursos extracurriculares na instituição.

Além disso, você também controla as informações acadêmicas, financeiras e contábeis, com suporte a cancelamentos, transferências de alunos e administração de descontos e bolsas, reduzindo a inadimplência.

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